Selasa, 12 April 2011

Pengertian Arsip

Pengertian Arsip
Menurut asal kata, arsip berasal dari bahasa Belanda
yaitu archief yang berarti tempat penyimpanan secara
teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam,
surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, dan peta
(Atmosudirjo : 1982).
Pengertian Arsip
Menurut UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan
Pokok Kearsipan, arsip adalah naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh lembaga pemerintah,
swasta maupun perorangan dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009:
  1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
  2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
  3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
  4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
  5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
  6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
  7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
  8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
  9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Sedemikian lengkap UU No. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan, organisasi, perusahaan dan perkantoran sehingga pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal, efektif dan efisien.

ARSIP SEBAGAI  SUMBER INFORMASI
            Semakin beraneka ragam kegiatan yang dilakukan, baik individu maupun organisasi, maka orang tidak lagi mampu mengandalkan daya ingat. Orang sudah tidak mampu lagi mengingat-ingat banyaknya peristiwa yang dialami, dan beraneka transaksi yang dilakukan. Sehingga berbagai peristiwa yang dialami, didokumentasikan dan kemudian disimpan. Selanjutnya orang/organisasi perlu melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Arsip yang dikelola dengan baik akan mudah dimanfaatkan, sehingga sesuai dengan tujuan kearsipan yaitu penyediaan data dan informasi secara cepat, tepat dan akurat akan tercapai. Arsip akan tampak berdaya guna ketika arsip tersebut dimanfaatkan sebagai sumber informasi.
Kegiatan organisasi maupun pemerintahan akan selalu bertitik tolak pada informasi yang bersumber dari arsip, baik dalam perencanaan, pelaksanaan maupun pengawasan. Arsip merupakan pilar utama dalam kegiatan organisasi. Pengambilan keputusan selalu bertumpu pada kegiatan yang pernah dilakukan, dan evaluasi kegiatan yang ada, dan hal itu akan selalu berhubungan dengan kegiatan pengarsipan yang dilakukan oleh organisasi tersebut. Arsip sebagai sumber informasi dalam kegiatan pemerintahan maupun organisasi jelas mempunyai peran yang strategis. Dengan demikian pengelolaan arsip sebagai sumber informasi sangatlah penting. Pada akhirnya arsip sebagai bukti otentik pertanggungjawaban kegiatan pemerintahan.
Arsip sebagai sumber informasi dalam kegiatan penelitian. Para peneliti sangat membutuhkan arsip sebagai sumber informasi primer guna mendukung penelitiannya. Beberapa penelitian tidak dapat berjalan dengan lancar, karena tidak cukup tersedia sumber informasi yang diperlukan. Sebagai contoh, dokumen/arsip tentang data curah hujan yang tidak tersimpan/tidak terdokumentasi dengan baik, akan sangat menyulitkan bagi peneliti dibidang klimatologi untuk menyelesaikan penelitiannya. Dengan kata lain, hal ini menghambat proses pengembangan ilmu pengetahuan.
Dokumen/arsip mengenai sejarah kebudayaan pun jika tidak tersimpan atau dikelola dengan baik, akan menyulitkan bagi generasi penerus untuk mengetahui latar belakang budaya bangsa kita. Generasi mendatang tidak akan tahu lagi khazanah budaya kita. Sehingga arsip benar-benar memiliki fungsi sebagai sumber informasi yang sangat strategis, untuk memperkenalkan khazanah budaya bangsa kepada generasi mendatang.
Informasi dalam arsip sebagai peninggalan masa lalu bisa menunjukkan arah bagi penelurusan informasi masa sekarang. Sebagai contoh, dalam sengketa warisan, maka arsip atau dokumen kepemilikan akan sangat membantu dapat menyelesaikan sengketa, karena dalam dokumen tersebut diperoleh informasi yang diperlukan guna membuktikan kepemilikan.
Arsip memiliki kelemahan yaitu bersifat pasif, sehingga pengguna arsip harus mencari dimana arsip tersebut dapat ditemukan. Disinilah pentingnya pengelolaan arsip yang baik dengan sistem tertentu, sehingga temu kembali arsip dapat dengan mudah, cepat dan akurat.
http://duniaarsip.com/pengertian-arsip-dan-kearsipan-menurut-uu-nomor-43-tahun-2009.html
http://arsip.ugm.ac.id/buletindetil.php?id=60
http://duniaperpustakaan.com/wp-content/uploads/2010/11/pengertian-arsip.pdf

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar